În timpul delegării (II)

Stabilește un deadline clar

Când delegi sarcini, menționează tot timpul deadline-ul. Acest lucru ajută la evitarea confuziei și motivează asistentul să finalizeze sarcinile la timp.

Sfatul 1: Fii clar cu privire la termenele limită

Când o sarcină nu are un deadline precis, e posibil să ia mult mai mult timp decât e necesar. De exemplu, Alex formula la început deadline-ul în această formă:

• Te rog să finalizezi această sarcină în următoarele zile.

Odată ce a înțeles că „în următoarele zile” poate însemna lucruri diferite pentru oameni diferiți, Alex a învățat să fie mai specific:

● Te rog să finalizezi această sarcină până joi, ora 9:00.

Alex a început, de asemenea, să stabilească termene intermediare, care sunt mai devreme decât termenele finale. Acestea îi oferă timp să revizuiască și să facă modificările necesare înainte de termenul final.

De exemplu:

• Cătălina, termenul final pentru acest raport este 11 ianuarie. Dar aș vrea să fie gata până pe 7 ianuarie, ca să-l pot verifica înainte de a-l trimite.

Sfatul 2: Programează checkpoints

Pentru sarcini mai complexe, stabilește checkpoints. Aceste întâlniri intermediare te ajută să te asiguri că totul merge bine și că asistentul este pe drumul cel bun.

Notă: Punctele de control sunt diferite de termenele intermediare. Ele sunt folosite pentru a verifica progresul, în timp ce termenele intermediare sunt pentru a lăsa un timp de ajustare.

O practică bună este să începi cu puncte de control mai frecvente și să le reduci treptat pe parcurs.

Recomandarea mea este să programezi cel puțin două sau trei puncte de control pe parcursul desfășurării sarcinii, astfel încât să poți interveni și corecta lucrurile devreme.

Dacă este o sarcină pe termen lung, recomand să verifici progresul săptămânal.

Pe măsură ce progresezi și construiești încredere cu asistentul tău, punctele de control pot fi eliminate complet.

Documentează în scris

Sfatul 1: Nu te baza pe cereri verbale

O cerință exprimată verbal poate fi uitată sau interpretată greșit.

Oamenii uită adesea detaliile, așa că este important să scrii sarcina undeva, cum ar fi într-un e-mail sau într-o listă de sarcini. Acest lucru îi oferă asistentei un punct de referință la care să revină pentru a revizui ceea ce au discutat.

Sfatul 2: Folosește un template

Alex a început să folosească un șablon standard pentru a nota detaliile sarcinilor. Acest lucru l-a ajutat să economisească timp.

Template-ul poate servi și ca checklist, pentru a te asigura că nu uiți niciun element cheie atunci când delegi.

Exemplu de template pentru delegarea unei sarcini:

Descrierea:

Începe cu o descriere clară și directă a sarcinii.

Obiectivul:

Aici trebuie să descrii ce înseamnă succesul pentru această sarcină: „Succesul tău înseamnă…”

Termenul limită:

Include termenele precise și checkpoints.

Info suplimentar:

Include orice alte informații, cum ar fi video recording sau fișiere atașate.