În timpul delegării

După ce ai decis ce vrei să delegi, urmează acești pași: explică clar sarcina, descrie obiectivele, stabilește un deadline și documentează în scris discuțiile.

Explică clar sarcina

Primul pas este să explici clar sarcina pe care o delegi. Iată cum poți face acest lucru:

Sfatul 1: Programează o întâlnire de 15 minute

În loc să trimiți un mesaj rapid pe WhatsApp sau email, programează o întâlnire de 15 minute pe Zoom. Un call scurt te va ajuta să eviți confuziile și să clarifici toate detaliile.

În plus, Alex i-a cerut Cătălinei să înregistreze întâlnirea pe Zoom pentru ca ea să poată reveni la discuția lor dacă e necesar.

Pe măsură ce relația lor a evoluat, Alex a început să folosească tot mai mult mesajele pe WhatsApp și email-urile, iar întâlnirile lor pe Zoom au devenit mai rare.

Sfatul 2: Vorbește direct și nu te grăbi

Fii clar în descrierea sarcinii și asigură-te că pui la dispoziție toate informațiile necesare.

În întâlnirea pe Zoom, Alex a spus exact ce așteptări are. I-a dat Cătălinei toate informațiile necesare, inclusiv accesul la Google Drive, acolo unde exista un template pentru contractele de prestări servicii.

Sfatul 3: Verifică înțelegerea

Încurajează-ți asistentul să pună întrebări pentru a te asigura că sarcina a fost înțeleasă corect. De exemplu, Alex a folosit întrebări de verificare precum:

• Este clar ce ai de făcut?
• Am vorbit prea repede? Mai ai nevoie să discutăm despre asta?

Aceste întrebări au rolul de a te asigura că nu au rămas puncte neclare.

Descrie obiectivul, nu acțiunea

Concentrează-te pe obiectivele sarcinii, nu pe acțiunile specifice. Așa îi permiți asistentei să-și folosească creativitatea și să învețe din propria experiență.

Sfatul 1: Evită să fii prea prescriptiv

Alex nu a fost prea detaliat când a delegat sarcina către Cătălina. În loc să-i spună fiecare pas în parte, s-a concentrat pe obiectivul final.

De exemplu, a spus:

• Pregătește contractele pentru clienți și asigură-te că toate detaliile sunt corecte.

Această abordare i-a permis Cătălinei să își asume responsabilitatea și să găsească propriile metode pentru a finaliza eficient sarcina.

Sfatul 2: Confirmă angajamentul față de rezultate

Alex s-a asigurat că Cătălina este motivată și responsabilă pentru rezultatul final al sarcinii. I-a explicat și beneficiile sarcinii, spunându-i:

• Succesul tău înseamnă contracte fără erori.

Pentru a confirma angajamentul Cătălinei, a încheiat discuțiile cu întrebări precum:

• E rezonabil? Ai vreo nelămurire?

Sfatul 3: Setează așteptări privind procesul

Alex i-a explicat Cătălinei că delegarea este un proces de învățare pentru amândoi. A asigurat-o că va oferi feedback regulat, atât pentru aspectele care merg bine, cât și pentru cele ce pot fi îmbunătățite.

Astfel, Cătălina a știut că nu trebuie să fie perfectă și că greșelile sunt o parte naturală a procesului de învățare.