Înainte de delegare

Înainte să începi să delegi, clarifică care-ți sunt obiectivele și ce anume vrei să delegi. Fără o direcție clară, delegarea nu te va duce la rezultatele pe care ți le dorești.

Ce vrei să obții

Orice colaborare cu un asistent are în spate câteva obiective. Fără o direcție, sarcinile pe care le delegi nu vor avea impactul dorit.

Răspunde la următoarele întrebări:

• Ce vrei să obții? Exemple: să economisești timp, să crești eficiența sau să dezvolți afacerea.
• Cum arată rezultatul final? Exemple: să obții 10 ore pe săptămână pentru tine sau să crești veniturile cu 50% în următorul an.
• Ce așteptări ai? Exemple: sarcinile să fie realizate în termenii stabiliți sau comunicarea să fie promptă și la obiect.

Răspunsurile la aceste întrebări te ajută să obții rezultate concrete și să ai o colaborare eficientă cu asistentul tăi.

Ce delegi

Primul lucru pe care l-a făcut Alex înainte de a începe să lucreze cu Cătălina, asistenta sa de business, a fost să analizeze modul în care își petrece timpul. Lipsa de claritate duce la rezultate nesatisfăcătoare ale asistentei și este o cale sigură spre dezamăgire pentru antreprenor.

Pentru a evita aceste situații, urmează aceste trei sfaturi:

Sfatul 1: Știi ce vrei

Este esențial să intri într-o discuție despre delegare cu o idee clară despre ce vrei să se întâmple.

De exemplu, Alex a comis greșeala de a începe discuțiile despre sarcini fără a avea o idee clară, ceea ce a dus la confuzie pentru Cătălina. Cătălina nu a pus la îndoială cerințele lui Alex, iar primele rezultate au fost sub așteptările lui.

Pentru a evita această situația, fă un obicei din a te pregăti înainte de întâlnirile cu asistentul tău de business și formulează-ți clar așteptările.

O bună practică adoptată de Alex a fost să-și scrie sarcinile în avans pentru a-și clarifica gândurile. De exemplu, el a notat: „Am nevoie ca asistentul să actualizeze raportul financiar lunar.”

Sfatul 2: Începe cu sarcinile simple

Încrederea se construiește pas cu pas, așa că începe prin a delega sarcini simple, care nu sunt
critice pentru afacerea ta.

Alex a început prin a delega Cătălinei sarcini ușoare, simple de realizat. De exemplu, i-a cerut Cătălinei să pregătească contractele pentru clienți, iar el și-a păstrat responsabilitatea pentru verificarea corectitudinii și trimiterea acestora.

Pe măsură ce Cătălina a câștigat experiență, Alex a început să-i delege sarcini mai complexe. Acest proces gradual a ajutat-o să devină mai încrezătoare și mai autonomă.

Sfatul 3: Evită delegarea sarcinilor sensibile la început

Sarcinile sensibile trebuie gestionate cu atenția la începutul colaborării.

De exemplu, Alex nu i-a delegat Cătălinei discuțiile cu colaboratorii săi, deoarece acestea implicau un nivel de autoritate peste cel al Cătălinei.

De asemenea, el a evitat la început să-i încredințeze sarcini care necesită acces la informații confidențiale. Abia după prima lună de colaborare, Alex a început să delege sarcini mai delicate.

Dacă urmezi aceste 3 sfaturi, vei reuși să optimizezi procesul de lucru cu asistentul tău și vei pune o bază solidă pentru o colaborare de durată.