Studiu de caz:
Cum am economisit 20 de ore pe săptămână și mi-am crescut productivitatea cu ajutorul unei asistente de business
Igor Rotaru
Introducere
Ca antreprenor, timpul este cea mai valoroasă resursă.
După ce am decis că ora mea valorează 500 lei, primul pas a fost să deleg toate activitățile care pot fi externalizate la un cost de sub 100 lei pe oră.
Vezi cum am reușit să reduc munca mea de la 20 de ore la 2 ore pe săptămână în cadrul Lisnic Academy.
Problema inițială ⚠️
Acum 5 ani am pornit împreună cu partenerul meu Lisnic Academy, o școală de frizerie care oferă cursuri pentru începători și avansați.
În primii 3 ani, am crescut de la un oraș la 5 orașe în care organizam cursurile de frizerie.
Această creștere rapidă ne-a creat mai multe probleme:
❌ Nu aveam o evidență clară a veniturilor și cheltuielilor
❌ Nu făceam follow-up la lead-urile care se înscriau pe site-ul nostru
❌ Apăreau multe erori în legătură cu contractele, facturile și actele contabile
❌ Nu monitorizam costurile cu reclamele care rulau pe Facebook
❌ Și multe altele
Pe scurt, era mult haos și oboseală. Petreceam zile întregi lucrând la documente, mesaje către lead-uri și apeluri cu clienții.
Fiind activități diferite, nu reușeam să le fac la un standard înalt și aveam tot felul de scăpări. În plus, toate aceste task-uri repetitive mă stresau și îmi luau toată energia.
Nu mai aveam timp și capacitate să mă concentrez pe lucrurile cu adevărat importante:
- Procesul de vânzare
- Îmbunătățirea cursului
- Extinderea în orașe noi
Mă simțeam tot mai copleșit.
Soluția găsită 💡
Am decis să lucrez cu o asistentă de business – Cătălina. Chiar dacă nu avea experiență fix în domeniul meu de activitate, lucrase într-o agenție imobiliară și avea competență în zona administrativă și de vânzări.
Chiar din prima lună, Cătălina a preluat o mare parte din responsabilități de pe umerii mei, ușurându-mi considerabil munca.
În prezent, munca mea operațională se reduce la 2 ore pe săptămână, față de peste 20 de ore cât alocam în trecut.
Sarcini pe care le-am delegat asistentei 📝
1. Financiar
- A preluat responsabilitatea de a pregăti actele pentru contabilitate (+2h)
- A creat un model de raport financiar lunar pe care-l completează în fiecare lună (+3h)
- Săptămânal, face un raport privind costurile de marketing (+2 h)
- Monitorizează situația încasărilor de la clienți și face update-uri în baza noastră de date (+2h).
2. Vânzări
- Sună lead-urile care completează formularul de înscriere pe website (+20 h)
- Revine cu mesaje de follow up pe Whatsapp (+4 h)
- Trimite ofertele către baza de date (+3)
- Pregătește și trimite contractele către cei se înscriu (+4 h)
3. Marketing
- Face update-uri pe website când avem informații noi (+4h )
- Postează pe social media (Facebook, Instagram, TicTok) (+8 h)
- Este persoana de legătură cu agenția de marketing care se ocupă de reclamele pe Facebook și Google (+2 h)
4. Administrativ
- Colectează actele necesare înscrierii și examenului final de la cursanți (+10 h)
- Pregătește dosarele pentru instituțiile publice (+14 h)
- Trimite contractele către parteneri (+2 h)
În total, aceste sarcini însumează 80 de ore pe lună, adică 20 de ore pe săptămână.
Rezultatele pe care le-am obținut 🎯
În doar 4 săptămâni, mi-am schimbat complet modul în care îmi gestionam timpul.
✔️ Am economisit 20 de ore pe săptămână, timp pe care le-am reinvestit în strategie și creștere.
✔️ Am îmbunătățit eficiența operațională prin reducerea erorilor și o monitorizare mai atentă a veniturilor și cheltuielilor.
✔️ Am trecut la planificare pe bază de obiective trimestriale, sistem care ne-a ajutat să dublăm businessul în ultimii 2 ani.
Înainte de a începe să lucrez cu Cătălina, asistenta de business, toate procesele de business erau haotice.
Acum, folosim un Google Drive organizat eficient pe departamente, cu checklist-uri și template-uri pentru toate procesele de business.
Dacă în trecut nu știam exact câți bani intrau în firmă și câți bani ieșeau, acum avem rapoarte financiare săptămânale și lunare și putem lua decizii corecte pe baza acestor date.
Înainte, lucram fără planificare și analiză. Acum, organizez întâlniri trimestriale în care discutăm raportul pentru trimestrul trecut și stabilim obiective pentru trimestrul care vine.
Mai mult, în trecut erau multe persoane interesate la care nu reveneam cu follow up. Acum, fiecare lead este sunat, apoi primește mesaje pe Whatsapp.
În sfârșit, am obținut timpul necesar extinderii afacerii și am reușit să o dublăm în ultimii 2 ani.
Concluzii 🔍
Colaborarea cu o asistentă de business remote a fost una dintre cele mai bune decizii pe care le-am luat pentru mine și pentru afacere.
Cătălina a preluat sarcinile care îmi consumau peste 20 h pe săptămână și mi-a permis să mă concentrez pe lucrurile care contează: strategie, dezvoltare, parteneriate noi. Fiind o fire organizată, ea face aceste sarcini într-un mod mai eficient decât mine.
Acum, petrec doar 2 ore pe săptămână și focusul meu este strict pe deciziile strategice.
Businessul a devenit tot mai eficient și autonom, iar eu mi-am canalizat atenția și timpul pe activitățile cu impact maxim – strategie, coaching și dezvoltare.
Descoperă Brici | Asistenți de business 🚀
Descoperă
Brici | Asistenți de business 🚀
Vezi cum te pot ajuta și pe tine să găsești un asistent de business remote (asistent virtual) care să-ți facă viața mai ușoară.
Brici | Asistenți de business este platforma care conectează antreprenorii care vor să-și crească productivitatea cu asistenți de business care lucrează remote, în regim freelance.
✅ Poți alege un abonament începând de la 10 ore pe lună
✅ Îți găsim un asistent de business remote pe baza nevoilor descrise de tine în maximum 1 săptămână
✅ Primești ghidul pentru delegare eficientă (format video)
✅ Beneficiezi de ședințe de consultanță care te ajută să decizi ce delegi și cum delegi
✅ Delegi sarcini repetitive la un cost de 2-3 ori mai mic decât costul unui angajat full-time
✅ La finalul lunii, primești un raport de activitate detaliat
✅Poți activa oricând garanția de satisfacție prin care soliciți returnarea banilor plătiți pentru ultima lună de contract
Programează o întâlnire gratuită și descoperă cum poți prelua controlul asupra timpului tău.
Încă ceva...
În fiecare lună, analizez peste 1.000 de CV-uri, trimit probă practică la aproape 100 de candidați și țin cel puțin 20 de interviuri pe Zoom. Drept dovadă, îți anexez acest printscreen de pe Ejobs.
La final, rămân cei mai buni 2-3 candidați care intră în lista noastră scurtă de asistenți de business remote.
Dintre aceștia, selectez pentru tine cel mai potrivit asistent de business (asistent virtual) pe baza nevoilor pe care mi le comunici.